- Begrüßen Sie die Teilnehmenden
Das gehört sich einfach so und erzeugt eine positive, wertschätzende Stimmung.
2. Erläutern Sie den Grund des Zusammentreffens
Damit schaffen Sie Orientierung und können, falls es jemandem schwer fällt beim Thema zu bleiben, darauf verweisen, dass Sie schon zu Beginn den Grund der Zusammenkunft benannt haben.
3. Klären Sie die Themenreihenfolge; stellen Sie den Zeitbedarf fest
So stellen Sie sicher, dass am Ende kein Frust entsteht, weil sie Themen nicht besprochen oder wichtige Entscheidungen nicht getroffen haben.
Im Idealfall stehen die Themen schon im Vorfeld fest und Sie bringen diese in eine sinnvolle Reihenfolge. Dann stellen Sie nur die von Ihnen festgelegte Chronologie vor. Um einen höheren Grad der Akzeptanz zu erreichen lohnt es sich manchmal, die Priorisierung der Themen gemeinsam mit den Teilnehmenden vorzunehmen.
4. Legen Sie die Spielregeln fest
Für Teams mit wenig Erfahrung kann es sinnvoll sein, Regeln wie: „andere aussprechen lassen“, „eine Wortmeldung mit Handzeichen verdeutlichen“, „Handys ausschalten“…, festzulegen.
Trifft sich eine Gruppe regelmäßig, erhöht ein gemeinsames Erarbeiten der Regeln die Akzeptanz.
5. Stellen Sie eine Eingangsfrage, um die Diskussion in Gang zu bringen
Manche Gruppen benötigen einen Impuls, damit die Kommunikation richtig läuft. Eine solche Eingangsfrage kann etwas mit dem (ersten) Thema zu tun haben, muss es aber nicht.
Eine Frage, die die Teilnehmenden zum Lachen bringt, lockert die Stimmung auf.
6. Agieren Sie wertschätzend
Rufen Sie Teilnehmer nicht mit erhobenem Zeigefinger zur Ordnung, aber achten sie darauf, dass keine personifizierte Redegewalt entsteht.
Bedanken Sie sich für Beiträge einzelner Teilnehmer. Auch dann, wenn der Beitrag keine Auswirkung auf den Gesamtprozess hat. Immerhin findet eine Beteiligung statt.
7. Sorgen Sie für Konzentration auf das Wesentliche
Sie als Moderator steuern die Gesprächsrunde und schaffen Struktur.
Achten Sie darauf, dass keine Seitengespräche entstehen; sprechen Sie Störer wertschätzend an. Verfolgen Sie die Diskussion, schreiten Sie ein, wenn das Thema verlassen wird.
8. Stellen Sie Partizipation sicher
Sprechen Sie Teilnehmer an, die sich noch nicht geäußert haben. Manchmal behält jemand eine richtig gute Idee oder eine hilfreiche Kritik lieber für sich. Bei Entscheidungen ist es wichtig, möglichst alle Betroffenen zu hören, damit hinterher niemand behaupten kann, man hätte ihn nicht gefragt.
9. Nutzen Sie Hilfsmittel wie Flip-Chart, Tafel etc.
Fordern Sie Teilnehmer auf, Ansichten optisch zu skizzieren.
Fassen Sie sporadisch Beiträge einzelner Teilnehmer zusammen, fragen Sie, ob Sie Zusammenhänge richtig wiedergegeben haben. Nutzen Sie Bilder, Symbole und Farben.
Sichern Sie Ergebnisse schriftlich.
10. Sorgen Sie für Zufriedenheit am Ende
Achten Sie darauf, dass am Sitzungsende Aufgaben verteilt und Termine vereinbart werden.
Fassen Sie das Arbeitsgruppen-Ergebnis zusammen, bedanken Sie sich und legen Sie den Termin für das nächste Treffen fest
Fragen Sie am Ende der Sitzung nach dem Prozess – Wie haben wir heute miteinander gearbeitet?